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Plateforme mutualisée CNI et Passeports

15/11/2018
Plateforme mutualisée CNI et Passeports

PLATEFORME DEPARTEMENTALE MUTUALISEE

DE PRISE DE RDV EN LIGNE POUR LES CNI ET LES PASSEPORTS

Quelques communes de la Loire sont, à ce jour, équipées de dispositifs de Recueil de Données (DR) pour l’établissement des cartes nationales d’identité et des passeports. Afin de faciliter le travail des agents desdites collectivités, mais également afin de faciliter les démarches des administrés, l’Association des Maires de la Loire propose aux collectivités intéressées de se doter d'un outil mutualisé permettant la prise de RDV pour les CNI et les passeports.

Cette plateforme mutualisée de prise de RDV est proposée en partenariat avec la société JVS Mairistem et a pour principal objectif de faciliter le travail des agents des collectivités équipées de DR, mais également de faciliter les démarches des administrés en leur permettant de prendre RDV pour leurs CNI et passeports, directement en ligne et en quelques clics.

CONNECTION A LA PLATEFORME : https://rendezvousonline.fr/

Principaux avantages de la plateforme de prise de RDV 

  • Simplifier la prise de RDV pour les titres d’identité en proposant aux citoyens un outil de prise de RDV en quelques clics via le web ou par téléphone
  • Mieux répartir les demandes de RDV sur le territoire et réduire le flux d’appels et les délais d’attente
  • Eviter les prises de RDV en doublon et réduire les RDV non honorés grâce aux rappels 48h à l’avance
  • Permettre aux mairies non équipées de DR de continuer d’assurer un certain niveau de service de proximité en renseignant leurs administrés et en prenant directement RDV pour eux
  • Favoriser la diffusion d’informations sur les pièces à fournir et sur les démarches à effectuer au préalable (pré-demande)

Fonctionnalités de la plateforme web 

  • Service disponible 24/24 et 7/7
  • Géolocalisation des communes ayant souscrit à l’outil mutualisé et permettant de réserver le créneau au plus près et au plus tôt
  • Prise de RDV en quelques clics, adaptable à tous les supports (ordinateurs, tablette, téléphone)
  • Annulation ou report du RDV à tout moment
  • Réservation de plusieurs créneaux d’affilée lorsque la démarche concerne plusieurs personnes liées (une même famille par exemple)
  • Impossibilité de demander un RDV pour la même démarche dans deux communes qui ont acquis l’outil, afin d’éviter les RDV non honorés
  • Envoi d’un code de confirmation par mail ou sms pour confirmer la demande de RDV
  • Mail ou sms pour rappeler le RDV 48h avant (durée personnalisable par la commune)
  • FAQ sur les questions fréquentes

Avantages et fonctionnalités de l’outil pour les agents

  • Prise de RDV pour les usagers qui se présenteront en mairie ou qui contacteront la mairie par téléphone
  • Accès à un agenda des RDV par DR
  • Configuration des créneaux de réservation au regard de l’organisation de la mairie avec la possibilité de les modifier à tout moment 
  • Annulation de RDV du fait de la mairie et avertissement de l’usager par la plateforme avec proposition de report
  • Accès à des statistiques (communes de résidence des demandeurs, nombre de RDV par DR et par lieux, temps moyen des RDV, taux d’annulation, etc.)
  • En option : un serveur vocal interactif  pour désengorger les standards des communes et permettant aux usagers de prendre des RDV et de rappeler la liste des pièces obligatoires pour une demande de passeport et/ou de CNI.

Deux réunions de présentation de l'outil ont été proposées le 13 décembre 2017 et le 12 octobre 2018 à toutes les communes de la Loire équipées de dispositifs de recueil (voir liste ci-dessous)

Cette réunion a permis de rappeler l'un des principaux objectifs de la mutualisation d'un tel outil : permettre aux admnistrés, sous réserve que les communes soient équipées de la plateforme mutualisée, d’avoir une vision globale et rapide des différents créneaux de RDV disponibles, dans un rayon géographique qu’ils auront eux-mêmes déterminé.

Pour les collectivités équipées de l’outil, il s’agit de mieux répartir les demandes de RDV sur le territoire et de réduire le flux d’appels et les délais d’attente (mais aussi, grâce à des rappels SMS, de réduire le nombre de RDV non honorés).

Depuis la tenue de cette réunion, plusieurs précisions ont été apportées aux collectivités potentiellement intéressées, notamment concernant les SMS :

- concernant le fonctionnement adopter pour les SMS, et afin de réduire les coûts au maximum, l’AMF42 a fait le choix d’un achat groupé. Chaque commune pourra commander auprès de l’AMF42 une quantité définie (2 000, 5 000, etc.), et recharger son compte en fonction de ses besoins.

- le coût du SMS est fixé à 0.087 € par SMS. A noter que pour estimer le nombre de SMS nécessaires, il convient de partir du principe que les demandes faites par la plateforme nécessitent 3 SMS (SMS d'authentification de l'administré sur la plateforme SMS de confirmation du RDV SMS de rappel du RDV) et que les demandes faites par guichet ou par téléphone nécessitent 2 SMS. 

Les services de l'AMF42 restent à la disposition des collectivités pour leur apporter plus de précisions si nécessaire (notamment sur les tarifs proposés). Contact : Hélène DAHAN - Directrice de l'Association des Maires de la Loire -04 77 96 39 08 amf42@amf42.fr

COMMUNES AYANT SOUSCRIT AU PROJET DE PLATEFORME MUTUALISEE (à jour octobre 2018) : 

- Montbrison

- Feurs

- Boen sur Lognon

- Pélussin

- Sorbiers

COMMUNES EQUIPEES DE DISPOSITIFS DE RECUEIL DANS LA LOIRE :

- Andrézieux-Bouthéon

- Balbigny

- Bourg-Argental

- Charlieu

- Firminy

- L'Horme

- La Grand-Croix

- Le-Chambon-Feugerolles

- Le-Coteau

- Noirétable

- Renaison

- Riorges

- Rive-de-Gier

- Roche-la-Molière

- Saint-Bonnet-le-Chateau

- Saint-Chamond

- Saint-Etienne

- Saint-Jean-Bonnefonds

- Saint-Just-Saint-Rambert

- Veauche